***交易中心

進場交易項目檔案管理辦法（試行）

第一章 總則

第一條 為加強進場交易項目檔案的集中統(tǒng)一管理，維護項目檔案的真實完整與安全,有效利用進場交易項目檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國采購法》、《中華人民共和國檔案法》、土地、礦業(yè)、國有產(chǎn)權(quán)交易有關(guān)規(guī)定及檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際情況，特制定本辦法。

第二條 本辦法適用于所有進入***交易中心（以下簡稱交易中心）交易的項目檔案的收集、整理、移交和管理等。

第三條 本辦法所稱的進場交易項目檔案是指建設(shè)工程、采購、國有建設(shè)用地使用權(quán)出讓、礦業(yè)權(quán)交易、國有產(chǎn)權(quán)交易等項目進場交易活動過程中形成的，具有保存價值的各種文件資料。

第四條 進場交易項目檔案作為反映招標、采購、權(quán)屬交易活動的重要記錄和史料，有重要的證明作用，應(yīng)當依法保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。其內(nèi)容必須準確、齊全完整，并能真實反映進場交易活動內(nèi)容。

第二章 職責(zé)和分工

第五條 ***交易中心對進場交易項目檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。

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綜合科檔案室對進場交易項目檔案實行集中管理，具體負責(zé)檔案的歸檔、保管、提供查詢等。

其他相關(guān)科室分別負責(zé)其相關(guān)項目檔案收集、整理、編制目錄等，確保項目資料的真實性、完整性。

有招標代理機構(gòu)代理的項目，該項目檔案資料由招標代理機構(gòu)按照公共資源交易中心檔案整理要求進行收集、整理、立卷,業(yè)務(wù)科部負責(zé)對招標代理機構(gòu)收集、整理、立卷的檔案進行復(fù)核審查，確保項目資料的真實性、完整性。

第六條 對應(yīng)當立卷歸檔的材料,由招標代理機構(gòu)及相關(guān)科部項目負責(zé)人收集并進行整理、移交等事項，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第七條 項目檔案未移交時，由招標代理機構(gòu)及相關(guān)科部對項目資料的真實性、完整性、有效性負責(zé)并妥善保管，不得偽造、變造、隱匿或銷毀。

第三章 項目檔案的歸檔范圍

第 建設(shè)工程類項目檔案收集、整理、歸檔的文件資料應(yīng)按照建設(shè)工程類檔案的卷內(nèi)目錄（卷內(nèi)目錄見附件三）的內(nèi)容整理。

第九條 采購類項目檔案收集、整理、歸檔的文件資料應(yīng)按照采購類項目檔案的卷內(nèi)目錄和活動記錄（卷內(nèi)目錄和活動記錄見附件三）的內(nèi)容整理。

第十條 國有建設(shè)用地使用權(quán)出讓項目檔案收集、整理、歸檔的文件資料應(yīng)按照國有建設(shè)用地使用權(quán)出讓類的檔案的卷內(nèi)目錄的內(nèi)容進行整理。

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第十一條 礦業(yè)權(quán)交易項目檔案收集、整理、歸檔的文件資料應(yīng)按照產(chǎn)權(quán)類檔案的卷內(nèi)目錄的內(nèi)容的整理。

第十二條 國有產(chǎn)權(quán)交易項目檔案收集、整理、歸檔的文件資料應(yīng)按照國有產(chǎn)權(quán)交易項目檔案的卷內(nèi)目錄和活動記錄（卷內(nèi)目錄見附件三）的內(nèi)容整理。

第四章 項目檔案的整理

第十三條 招標代理機構(gòu)及相關(guān)科部應(yīng)及時收集、整理進場交易項目過程中產(chǎn)生的各種文件資料及電子檔資料。

第十四條 整理的資料應(yīng)囊括該項目進場交易的全部文件和記錄，包括文字、圖表，紙質(zhì)、磁帶、光盤、U盤、磁盤等形式。

第十五條 進場交易項目檔案文件、資料用紙規(guī)格采用A4紙。光盤、U盤、磁盤等無法裝訂成冊的可在項目檔案中統(tǒng)一編頁，單獨保存。

第十六條 項目資料必須根據(jù)卷內(nèi)目錄進行整理（卷內(nèi)目錄見附件1），如業(yè)務(wù)流程、卷內(nèi)目錄、活動記錄發(fā)生變動請相關(guān)科部負責(zé)人及時通知檔案管理人員更改。

第十七條 必須確保項目檔案的真實、齊全、完整和有效，包括：

1、檢查項目資料上相關(guān)的編號、單位名稱等是否正確無誤；

2、項目相關(guān)資料是否有遺漏、錯放等； 3、簽字、蓋章、日期等內(nèi)容是否齊全。 第十 檔案整理流程及要求： 1、按照卷內(nèi)目錄順序整理檔案

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2、填寫項目活動記錄 3、填寫卷內(nèi)目錄

4、卷內(nèi)文件頁號編寫（頁號編寫標準：頁號一律使用鉛筆書寫。案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號；單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號；已有頁號的文件可不再重新編寫頁號；成套圖樣或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其他文件材料組成一卷的，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)；卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。）

5、填寫《檔案移交匯總目錄》，登記內(nèi)容為項目編號、開標日期、采購人（招標人）、中標單位、投標單位、預(yù)算金額、合同金額、采購方式和負責(zé)人。

注：檔案移交匯總目錄統(tǒng)一使用Excel表格；開標日期以最后一次開標日期為準；一次開標多個采購單位的，請將所有項目編號都填寫在一個單元格里，每個編號中間用“/”號隔開（不要合并單元格）；采購人（招標人）、中標單位、未中標單位等對應(yīng)本項編號的位置按同一格式填寫。

第五章 項目檔案的接收

第十九條 有招標代理機構(gòu)代理的項目，該項目檔案資料由招標代理機構(gòu)按照公共資源交易中心檔案整理要求進行收集、整理、立卷。招標代理機構(gòu)應(yīng)在中標通知書發(fā)放后

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30日內(nèi)將整理好的項目檔案移交到公共資源交易中心相關(guān)業(yè)務(wù)科部。

業(yè)務(wù)科部項目負責(zé)人對招標代理機構(gòu)收集、整理、立卷的檔案進行移交前的復(fù)核審查、并簽字確認其檔案的真實性、完整性并最終移交到檔案室，檔案管理人員負責(zé)確認檔案的合規(guī)性。（移交表見附件二）

第二十條 無代理機構(gòu)代理項目的檔案資料由業(yè)務(wù)科部具體項目負責(zé)人在中標通知書或成交確認書發(fā)放后的2個月內(nèi)進行收集、整理、立卷、復(fù)核，并簽字確認其真實性、完整性后移交到檔案室，檔案管理人員負責(zé)確認檔案的合規(guī)性。

第二十一條 移交過程中如發(fā)現(xiàn)項目檔案資料不全、偽造或未按檔案管理辦法的要求立卷裝訂等情況的應(yīng)停止接收，科部項目負責(zé)人應(yīng)在15個工作日內(nèi)按管理辦法要求重新立卷裝訂后移交。如有特殊情況確有缺少的文件材料，由項目負責(zé)人寫出《缺少材料情況說明》本人簽字，放在檔案最后備查。

第二十二條 檔案管理人員負責(zé)對移交送存的檔案按照檔案管理辦法復(fù)核檔案的合規(guī)性，最終辦理檔案交接手續(xù)簽字確認正式移交。

第六章 項目檔案管理

第二十三條 交易中心檔案管理人員負責(zé)項目檔案的統(tǒng)一分類編號、貯存和妥善保管，應(yīng)保證檔案庫房的清潔衛(wèi)生，做好防蟲、防霉、防濕、防火、防盜等工作。

第二十四條 項目檔案按照年度—檔案編號順序進行存檔擺放。卷內(nèi)檔案材料按照進場交易工作流程的順序排列，

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依次為項目立項準備、項目招標、項目開標、項目評審、招標結(jié)果、項目合同的文件材料及其它資料。

第二十五條 進場交易項目檔案的保管期限定為永久和定期兩種。屬于重要進場交易項目，需長久利用的文件材料，列為永久保管；屬于一般進場交易項目，在較長時期內(nèi)有利用價值的文件材料，保管期限至少為15年；屬于采購項目非中標人的投標文件正本保管期限為2年。國家法律法規(guī)有規(guī)定的從其規(guī)定。

第二十六條 進場交易項目檔案的保管期限起始時間，從立卷之日算起。

第二十七條 檔案管理人員應(yīng)在每年的一季度對上年度移交的檔案應(yīng)完成編制目錄工作；并制作檔案清冊，列明應(yīng)管理的檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等。檔案清冊應(yīng)作永久保管。

第二十 保管期滿的進場交易項目檔案，可按以下程序銷毀。

（一）檔案管理人員按規(guī)定提出項目檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊。

（二）銷毀意見報交易中心領(lǐng)導(dǎo)同意。

（三）銷毀進場交易項目檔案時，檔案管理科部負責(zé)人參加現(xiàn)場監(jiān)銷。

（四）監(jiān)銷人在銷毀進場交易項目檔案前，應(yīng)當認真核對清點銷毀的項目檔案；銷毀后應(yīng)當在銷毀清冊上簽名。

第七章 項目檔案的查閱及利用

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第二十九條 因工作需要，確需查閱或復(fù)印進場交易項目檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱審批單》(見附件四)、《檔案利用效果登記薄》(見附件五)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字、科部負責(zé)人簽字、檔案室負責(zé)人簽字同意后，交檔案管理人員辦理手續(xù)。

第三十條 查閱項目檔案時，應(yīng)在檔案室進行借閱，不得將檔案資料帶出檔案室。

第三十一條 查閱、復(fù)制或者借閱進場交易項目檔案的人員，嚴禁在檔案資料上涂畫、拆封和抽換。

第三十二條 除特殊情況需要調(diào)閱檔案外，項目檔案不得外借。

第八章 其他

第三十三條 進場交易項目檔案管理人員工作變動，應(yīng)辦理檔案及檔案清冊的移交手續(xù)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字認可后，方可交接。

第三十四條 本辦法由***交易中心負責(zé)解釋。 第三十五條 本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。

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