股份公司文件管理規(guī)定

1 總則

1.1 為了加強(qiáng)公司內(nèi)部的文件控制和管理，使之既利于提高效率和質(zhì)量、又利于安全和保密，根據(jù)、和上級(jí)主管部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合運(yùn)行實(shí)際，特制定本制度。

1.2 公司文件是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、發(fā)布規(guī)章制度、實(shí)施企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、施行行政措施、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)布置和商洽工作、報(bào)告情況和交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

1.3 文件管理總的原則是：準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。文件處理和文件控制力求做到規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。技術(shù)文件、管理文件的控制, 具體按TS “文件控制程序”執(zhí)行。

1.4 公司總經(jīng)理辦公室文秘人員負(fù)責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，廉潔正派，具備有關(guān)專業(yè)知識(shí)。

1.5 公司職能部門(mén)要發(fā)揚(yáng)深入實(shí)際、聯(lián)系群眾、調(diào)查研究、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，逐步改善辦公手段，努力提高公文處理工作效率和質(zhì)量。行文要少而精、注重效用。

1.6 在公文處理過(guò)程中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定,確保國(guó)家和企業(yè)的機(jī)密安全。

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2 文件種類

2.1 公司文件分為技術(shù)文件、管理文件、專用文件。

2.1.1 技術(shù)文件主要有產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文件、工藝文件、工藝裝(設(shè))備文件、采購(gòu)文件、檢驗(yàn)文件等。

2.1.2 管理文件主要有職責(zé)職能、規(guī)章制度、質(zhì)量體系文件等。

2.1.3 專用文件指在一定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，具有特定文件版頭和處理程序的公文。

2.2 文件一般分上行文、平行文、下行文三種。

2.2.1 上行文—指對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告等。

2.2.2 平行文—指同級(jí)單位之間聯(lián)系的公函、通報(bào)等。

2.2.3 下行文—指對(duì)下級(jí)單位的規(guī)定、通知、通告、通報(bào)、標(biāo)準(zhǔn)、命令等。

2.3 文件使用范圍

2.3.1 凡股份公司職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，以股份公司行文。

2.3.2 分廠、部門(mén)、子(分)公司文件：凡各單位職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，以各分廠、部門(mén)、子(分)公司行文。

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2.4 文件使用文種

根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，本公司公文文種主要有：

2.4.1 命令

適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行規(guī)和規(guī)章；宣布實(shí)施重大強(qiáng)制性行政措施；獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；撤消下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。

2.4.2 決定

適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排。

2.4.3 公告、通告

“公告”適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)，或者法定事項(xiàng)。

“通告”適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

2.4.4 通知

適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部。

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2.4.5 通報(bào)

適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要事項(xiàng)或情況。

2.4.6 報(bào)告

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

2.4.7 請(qǐng)示

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

2.4.8 批復(fù)

適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。

2.4.9 函

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)示批準(zhǔn)等。

2.4.10 會(huì)議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

3 公文格式

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3.1 公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)和時(shí)間等部分組成。

3.1.1 發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫(xiě)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，聯(lián)合行文時(shí),主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前。

3.1.2 秘密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”、“絕密”、“機(jī)密”公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。

3.1.3 緊急文件應(yīng)當(dāng)分別“特急”、“急件”。

3.1.4 受控文件應(yīng)當(dāng)在文件封面蓋上“受控”字樣，并在“受控”字樣下方編號(hào)。

3.1.5 發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代號(hào)、年號(hào)、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。

3.1.6 上報(bào)的公文，應(yīng)當(dāng)在首頁(yè)注明簽發(fā)人姓名。

3.1.7 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān),并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

3.1.8 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。

3.1.9 成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

3.10 文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞，主題詞一般應(yīng)在文件“抄送”欄上方用三號(hào)黑體字打印(排印)。

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3.2 公文用紙一般為16開(kāi)型(長(zhǎng)260毫米、寬184毫米)；也可以采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)297毫米、寬210毫米)左側(cè)裝訂。

4 行文規(guī)則

4.1 公司和分廠、部門(mén)、子(分)公司各級(jí)的行文關(guān)系，應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍確定。

4.2 根據(jù)職責(zé)范圍、隸屬關(guān)系和有關(guān)公文處理的規(guī)定，行文應(yīng)遵守下列規(guī)則：

4.2.1 各類文件的編制、校對(duì)、審核和會(huì)簽必須符合規(guī)定程序，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或歸口部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后才能正式發(fā)布和實(shí)施。

4.2.2 請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，“請(qǐng)示”不要直接送給領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。

4.2.3 報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

4.2.4 職能部門(mén)之間未對(duì)有關(guān)問(wèn)題協(xié)商一致時(shí)，一律不得各自向下行文，如擅自行文，公司有權(quán)撤消。

4.2.5 職能部門(mén)在職責(zé)范圍內(nèi)允許以公司名義行文。分廠、子(分)公司原則上不得以公司名義行文，但在特殊情況下，可以采取代公司擬稿的辦法，代公司擬稿的單位領(lǐng)導(dǎo)只能核簽而不能正式簽發(fā)公文。此類公文應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或由有關(guān)歸口職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)授權(quán)簽發(fā)。

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5 公文辦理

5.1 公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、打印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。

5.2 需要辦理的公文，文秘部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)送領(lǐng)導(dǎo)人批示，或者交有關(guān)部門(mén)辦理。緊急公文，應(yīng)當(dāng)提出辦理時(shí)限。

5.3 承辦單位應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回交辦的文秘部門(mén)并說(shuō)明理由。

5.4 送領(lǐng)導(dǎo)人批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，文秘部門(mén)要負(fù)責(zé)催辦、查辦,做到緊急公文及時(shí)跟蹤催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對(duì)下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。

5.5 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

5.5.1 符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、及有關(guān)規(guī)定。

5.5.2 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。

5.5.3 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)具體的年、月、日。

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5.5.4 結(jié)構(gòu)層次序號(hào)

a 通用文件，一般可：第一層為“一”、第二層為“(一)”、第三層為“1”，第四層為“(1)”。

b 技術(shù)文件或“標(biāo)準(zhǔn)”，一般可：第一層為“1”、第二層為“1.1”、第三層為“1.1.1”、第四層為“1.1.1.1”。

5.5.5 必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

5.5.6 用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。

5.6 公司文件由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要的或涉及面廣的，必須由正職或者主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；經(jīng)授權(quán)，有的公司文件可由公司總經(jīng)理辦公室主任簽發(fā)。

5.7 草擬、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書(shū)寫(xiě)。

5.8 各類文件的發(fā)放，依據(jù)確定的發(fā)放范圍進(jìn)行，并做好發(fā)放簽收記錄。

6 公文立卷、歸檔和銷(xiāo)毀

6.1 公文辦完后應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

6.2 公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映公司主要工作情況，以便于保管和利用。

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6.3 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)制件。

6.4 公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)證明章，視同正式文件妥善保管。

6.5 案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門(mén)移交。個(gè)人不得保存歸檔的公文。

6.6 沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以定期銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。

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